Polityka prywatności serwisu Ask-bot

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem z serwisu internetowego https://ask-bot.pl oraz usług chatbota AI (dalej: „Serwis”).

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest D&M 2K25 SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Święty Marcin 29 / 8, 61-806 Poznań, Polska, NIP: 7831922728, REGON: 540913952, e-mail kontaktowy: support@ask-bot.pl.

2. Zakres przetwarzanych danych

W związku z korzystaniem z Serwisu możemy przetwarzać następujące dane:

• dane identyfikacyjne Użytkownika (np. imię, nazwisko, nazwa firmy),
• adres e-mail, numer telefonu, dane do faktury,
• dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu (adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o przeglądarce, logi serwera),
• treści wprowadzane przez Użytkownika w panelu (np. dokumenty, baza wiedzy) – w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi chatbota,
• treść rozmów z chatbotem – w celu poprawy jakości działania Usługi oraz zapewnienia logów dla Użytkownika.

3. Cele i podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Świadczenie usług drogą elektroniczną – założenie konta, obsługa panelu, udostępnienie chatbota AI. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).
2. Obsługa płatności i rozliczeń – wystawianie faktur, rozliczanie abonamentu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) oraz lit. b RODO.
3. Kontakt z Użytkownikami – odpowiedź na zapytania, obsługa zgłoszeń i reklamacji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
4. Marketing własny – informowanie o nowych funkcjach i aktualizacjach Serwisu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku wysyłki newslettera – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
5. Bezpieczeństwo i statystyki – prowadzenie logów, analiza działania Serwisu, zapobieganie nadużyciom. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, w szczególności:

• dostawcom usług hostingowych i serwerowych,
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych,
• podmiotom obsługującym płatności online (np. Stripe),
• biuru rachunkowemu i podmiotom świadczącym usługi prawne.

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych, działają na podstawie umów powierzenia danych i są zobowiązane do zachowania poufności.

5. Przekazywanie danych poza EOG

W przypadku korzystania z dostawców usług mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym dane mogą być przekazywane do państw trzecich. W takim wypadku stosowane są odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską.

6. Okres przechowywania danych

• dane związane z umową – przez okres jej trwania oraz przez czas potrzebny do realizacji obowiązków podatkowych i księgowych,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania,
• logi techniczne – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości działania Serwisu,
• dane wprowadzone do bazy wiedzy – do czasu usunięcia ich przez Użytkownika lub rozwiązania umowy.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych,
• prawo ich sprostowania,
• prawo żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis korzysta z plików cookies w celu zapewnienia prawidłowego działania, dostosowania treści do preferencji Użytkownika oraz prowadzenia statystyk.
2. Użytkownik może zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje Serwisu.
3. W Serwisie mogą być stosowane również narzędzia analityczne i marketingowe (np. Google Analytics, Google Ads), które mogą gromadzić anonimowe dane statystyczne.

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych odpowiednią do zagrożeń i kategorii danych, w szczególności zabezpieczenia przed udostępnieniem danych osobom nieupoważnionym, utratą lub uszkodzeniem.

10. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją przysługujących praw można kontaktować się pod adresem e-mail: support@ask-bot.pl.

11. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. Zmiany będą publikowane w Serwisie wraz z odpowiednim komunikatem.